Một chiếc email chỉn chu, chuyên nghiệp có thể giúp bạn kết nối với những đối tác tiềm năng mới, mở rộng mối quan hệ, tạo niềm tin vững chắc với khách hàng mới đặc biệt với những tuýp người khó tính.

Cùng đọc câu chuyện dưới đây để hiểu hơn email không đơn giản là một lá thư mà đó thể hiện văn hóa của startup, một sự khác biệt, mở ra góc nhìn mới về sự chuyên nghiệp mà các doanh nghiệp lớn, đối tác dành cho các startup nhỏ.

Trong một lần mình tham gia buổi hội thảo, nơi hội tụ những doanh nhân và những doanh nghiệp lớn trong ngành. Mục tiêu chính mình đến buổi hội thảo này để có thể giao lưu và kết nối nhiều hơn với những Anh/ Chị từng trải mong muốn học hỏi thêm những bài học cho bản thân. Lần đó mình có gặp được một anh, anh là Founder một dự án khá lớn trong ngành, sau khi nghe anh chia sẻ mình vội đến bắt chuyện và chào hỏi nhưng chưa thể nói nhiều về dự án vì lúc đó rất đông và thời gian rất ngắn, rất may mình cũng xin được contact của anh ấy.

Biết rằng anh ấy cũng chưa ấn tượng nhiều về mình và dự án, vốn dĩ tính năng động và không từ bỏ nên tối hôm đó mình gửi email ngay đến anh ấy. Một email gợi nhắc về lần gặp gỡ ấy, mình viết và đọc đi đọc lại từ 4 đến 5 lần, mình cố gắng chỉn chu hết mức có thể, trong từng dòng chữ, đặt hết tâm huyết của mình vào dự án gửi cho anh ấy. Rất may mắn sau hai lần gửi (vì lần đầu mình chờ lâu quá nên mình có gửi lại sau 1 tuần) mình xin được cuộc hẹn, tuy là không nhận được sự hợp tác nhưng nhận được sự đóng góp rất nhiều từ anh ấy về dự án – một góc nhìn của người từng trải trong ngành, anh đã giúp mình vỡ ra, nhìn lại nhiều khía cạnh còn thiếu sót trong dự án.

Anh ấy cũng bảo rất ấn tượng bởi sự chỉn chu trong email và tâm huyết của mình đặt vào dự án. Mình chia sẻ case này mục đích chính muốn mọi người hiểu sự chỉn chu và chi tiết rất cần cho người khởi nghiệp, đặc biệt nếu bạn đang muốn kết nối với những đối tác/ khách hàng mới. Dưới đây là một số cách mình đã từng làm, bạn có thể tham khảo để khiến cho email của mình trở nên khác biệt, ấn tượng hơn.

1/ Tiêu đề email

Tiêu đề phải thể hiện được nội dung tổng quát email bạn muốn truyền tải, tăng mức độ tập trung hơn cho người nhận.

2/ Văn phong phù hợp

Thực chất email là sợi dây kết nối vô hình, thay thế cho bức thư trang trọng của doanh nghiệp vì vậy email được đánh giá cả 2 mặt nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung, đối tượng truyền tải cũng là một điều bạn cần lưu ý đến. Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào, mở đầu email, nội dung bên trong và cách trình bày email. Đối với những người đã từng biết, đã từng gửi email trao đổi nhiều lần thì có thể hạn chế sự trang trọng trong lời chào thay vào đó tập trung hơn vào nội dung chính và tạo sự gần gũi hơn thân thuộc. Vì vậy, tùy vào hoàn cảnh, tùy đối tượng để chọn văn phong thích hợp và trình bày linh hoạt.

3/ Đâu là ý muốn tập trung trong email

Phần này mình nghĩ khá quan trọng, ý mà bạn muốn truyền tải trong email của mình, bạn muốn người khác sẽ đọc gì trong email của bạn. Có thể email của bạn được xây dựng rất bài bản và chi tiết từ mở đầu, thân và kết thúc với một lời chào trang trọng, diều đó rất tốt nhưng trong email ấy bạn muốn người ta sẽ đọc phần nào? Kết thúc email ấy bạn muốn người ta sẽ có hành động gì tiếp theo?

Hơn thế nữa, những đối tác của chúng ta rất bận, họ mở email lên khi họ sẽ lướt từ trên xuống họ chỉ có 3s để nhìn thì đâu là điểm để họ dừng lại. Thử tạo một điểm khác biệt phần bạn muốn nhấn mạnh (có thể in đậm hoặc in màu) để họ hiểu được nội dung bạn cần truyền tải.

4/ Kiểm tra lại email

Phần này mình đánh giá là bước quan trọng nhất của một email tránh sự thiếu sót. Có một lần mình đã từng gửi nhầm địa chỉ email, trong nội bộ trong ty vì tên miền giống nhau, khác phần tên. Tên hai người mình gửi trùng nhau nên mình gửi cho đồng nghiệp thành ra gửi lên sếp. Lần đó tuy hậu quả không lớn do trong nội bộ công ty nhưng là bài học rất lớn để rút kinh nghiệm cho mình về sau. Một kinh nghiệm chính bản thân nữa mình chia sẻ thêm là nên soạn email trước và điền phần người nhận sau cùng để tránh sai sót nếu điền người nhận trước trong quá trình bạn soạn email lỡ nhấn vào nút gửi thì..hậu quả chắc bạn cũng hình dung.

5/ File được đính kèm

Hạn chế gửi những file quá 100kb, vì nếu bạn gửi file quá nặng bạn cần phải hỏi thêm người nhận xem họ có nhận được email đó hay không.. nếu được bạn nên gửi link được đính kèm thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Trên đây là một vài lưu ý nhỏ khi viết email, có thể sẽ có những điểm bạn đã từng được đọc qua. Bạn có ý kiến gì nhớ comment ở phía dưới

Nguyễn Trường Duy – Entrepranuary Media